Katlama Yapıştırma Makineleri üzerine

 International Paper Board Industry dergisinin,  2012 nisan sayısının, 74’ncü sayfasında  (http://www.thepackagingportal.com/Portal/Viewer.aspx?baseUrl=/mags/ipbi/1204/&issueId=163&issueName=1204&searchTerm=&pageNumber=1&issueTitle=International Paper Board Industry - April 2012 )

katlama yapıştırma makineleri kıyaslanırken (veya alım kriteri olarak) şu özelliklere bakılması tavsiye edilmektedir:

1)Ayar kolaylığı: Ayar, en az sayıda alet-edavat yapılmalıdır. Makinenin bütün parçalarına ulaşabilme, şaftların arasında yeterli boşluk olması ve gerektiğinde bu boşluklara özel aparatların bağlanabilmesi gerekir. Ayrıca kullanılmayan aparatın, makineden sökülmesi şart olmamalı ve kullanılmaz halde makine üzerinde kalması tercih edilmektedir.

2)Yapıştırıcı tankının kapasitesi: İlave yapıştırma kafaları konulması durumunda, tank kapasitesi yeterli olmalıdır.

3)Besleme ünitesi: Yalnızca kulak yapışan kutu modelleri dışındaki kutu şekillerinin doğru şekilde beslenmesine müsait olmalıdır.

4)Makine hızı:  Makinenin metre hızı, katlama ve tutkallama bölümlerinde kaç kutu olacağını belirler. Hız, kutuların düzgün paketler halinde kurutma ünitesine girmesini temin etmelidir. Yine aynı şekilde kurutma çıkışında, paketi alma ile yeni paketi çıkışı arasında yeterli boşluk bulunmalıdır.

Ben bunlara  üç  faktör daha eklemek gerektiğini düşünüyorum:

5)Yapıştırılacak kutu tipleri: Makineden ne kadar çok çeşitli kutuyu yapıştırmasını beklerseniz; fiyatı o kadar artar ve model dönüşleri uzar. Yalnızca 3 noktalı yapıştırma yapacakken; elimizde bulunsun diye  4 veya 6 noktalı makine almamak gerekir. Benzer şekilde, elinizde 160 cm genişliğinde özel kesim makinesi varken; bundan daha geniş mesela 240 cm yapıştırma makinesi almak hatalıdır.

6)Ayar süresi:  Gerçek durumda  üretilecek spesifik kutu tip ve ölçüleri esas alınarak makine seçilirse, ayar süresi kısalır.

7)Sipariş büyüklükleri:  Az sayıdaki siparişler için çok modern makine almak hatalıdır. Modern ve hızlı makineler ancak büyük siparişler ile iyi sonuçlar üretecektir. Kısa siparişler çalışılacaksa, makinenin hızından ziyade ayar süresinin kısalığı esas alınmalıdır.

Bu açılardan baktığımda, ülkemizdeki çok sayıda katlama yapıştırma makinesinin yanlış değerlendirmeler sonucu alındığını düşünüyorum. Bu  kanaate, Avrupa’nın tersine çok sayıda katlama yapıştırma yapan fasoncu olmasından dolayı varıyorum.  Büyük ambalaj üreticileri, önce modern-hızlı yapıştırma makinesi yatırımı yapıyorlar, sonra ayar sürelerinin uzunluğu ve sipariş sayılarının azlığı nedenleri ile yapıştırma işlerini fasona kaydırıyorlar.

Az sayıdaki siparişler için benim bildiğim iki çözüm var. Başka çözümleri bilen okuyucuların, bana da bildirmesini rica ediyorum.

Bunlardan ilki, (eski adı Andrew & Suter ) şimdi BCS British Converting Solutions Ltd’in  MultiNOVA2 adlı makinesidir.

(http://www.thepackagingportal.com/Portal/Viewer.aspx?baseUrl=/mags/ipbi/1302/&issueId=218&issueName=1302&searchTerm=&pageNumber=1&issueTitle=International Paper Board Industry - February 2013) (veya International Paper Board Industry dergisinin,  2013 şubat  sayısının, 32’nci  sayfasında )

Makinenin videosu,  http://www.andrewsuter.co.uk/multinova_video.html  adresinden izlenebilir. Ve spesifikasyonlarına    http://www.autobox.co.uk/pdfs/multinova_pdf.pdf  adresinden ulaşılabilinir.  Bu makine yalnızca dip kilit ve kulak yapıştırmalar için uygun. Ülkemizdeki seramik ve gıda ambalajlarının büyük çoğunluğuna hizmet verebilecek durumda. Öte yandan Andrew & Suter’in geçmişte sattığı, “MultiNOVA gluer” adlı makinenin videosu aşağıdaki linkten izlenebilir.

http://www.yourepeat.com/watch/?v=1sNPmdnlt_0&feature=youtube_gdata

Bu makinede ilginç olan husus ise, “pre-folding” ünitesidir. Dört nokta yapışacak ambalajları önce öndeki  kulakları katlanmakta, diğerleri ise MultiNOVA tarafından katlanmaktadır.  Corrugated 1998 Paris fuarında Andrew & Suter’i ilk gördüğümde, makinenin önünde kurutma ünitesi yok idi.

Lamina’nın MultiNOVA2’ye benzer makinesinin adı ise “Crash Lock Gluer”dir ve

http://www.laminasystem.com/Lamina_System_AB/Crash_Lock_Gluer.html

adresinden detaylarına bakılabilir.  Lamina, bu makine için elle yapıştırmadan otomatik yapıştırmaya geçiş için düşük yatırımlı iyi bir adım diyor.

Azalmaya devam eden sipariş sayıları için yukarıdaki makineler iyi çözümler olarak görünüyor.

Büyük siparişler için ülkemizde iki tane üretici biliyorum. En önemlisi kuşkusuz Duran Makina’dır. (http://duranmakina.com/tr/homepage.html )

Çok değişik kutu modellerini dahi yapıştıran makineleri bulunan Duran Makina, ihtiyaca özel makineler de yapmaktadır.  Son yenilikleri, en başta verdiğim linkten okunabilir. İhtiyaca göre makine hususu,  çok önemlidir. Makinecinin hem geliştirme kabiliyeti&birikimi&tecrübesi hem de  esnek olması  gerekir. Ucuz  makine üretenlerde   bu nitelik yoktur. Raf ambalajlarında ürün geliştirme, yapıştırma makinesinin “yapabilecekleri”  ile sınırlıdır.

Uzak doğu makinelerin, yerli muadillerini ise Demirağ Makina üretmektedir.

http://www.demiragmakina.com/index.htm

Çin’den, Tayvan’dan makine almayı düşünenler için iyi bir alternatif olabilir.

Toparlamak gerekirse, yüksek tirajlı siparişler için iyi makine olsun deniyorsa, Duran’ı, ucuz olsun deniyorsa Demirağ’ı  tavsiye ediyorum.  Tiraj yok ise,  MultiNova gluer veya Crash Lock Gluer gibi bir makine iyidir.

İNCELEN VE ŞEKİL DEĞİŞTİREN ONDÜLE FORMLARI

1984’de oluklu mukavva sektöründe çalışmaya başladığımda, yalnızca A ve B dalga üretim yapılıyor idi. Kaplamin ilk kez C dalgayı kullanmaya başladığında, rakipleri (o sırada Dentaş’ta çalışıyor idim) olumsuz propaganda yapmakla birlikte; bir süre sonra herkes C kullanmaya başladı. Zamanla çok çeşitli dalga cinsleri ortaya çıktı. Bunların en bilinenleri,

yukarıdaki gibidir. Tabloyu,

http://www.rigid.co.uk/resources/types-of-corrugated-flute-and-box.asp

adresinden aldım.

Tabloya göre, her bir ondüle şeklinin farklı kalınlık, adım ve take-up faktörleri mevcuttur. İhtiyaca göre bunlardan biri seçilmelidir. Ancak müşteriden gelen maliyet azaltma ve daha yüksek baskı kalitesi, daha farklı ürün beklentileri yeni arayışları da beraberinde getirmeye devam ediyor.

Çeşitli gruplar, en çok üretilen B dalga yerine; B’den 20% kadar ince ama E’den daha kalın yeni B dalgalar geliştirmeye çalışmışlar. İşin ilginç tarafı, bu çalışmaları oluklu makinesi veya ondüle valsi üreticilerinin değil de, oluklu mukavva üreticilerinin yönlendirmesi olmuş.

http://www.risiinfo.com/techchannels/papermaking/Are-there-big-shifts-coming-in-lightweight-fluting.html

linkinden detaylarına bakılabileceği gibi; Smurfit Kappa “S flute” ve DS Smith “R flute” geliştirirken, VPK grubu “yeni B” konseptine yakın olduğunu belirtmiş. Daha ince B dalgalar, aynı miktarda kağıt tüketilse bile, nakliye ve stoklamadan avantaj yaratacağı kesin.

Benzer anlayış ile bir başka yaklaşım ise, çift dalga yerine, iç ve dışında yüksek gramajlı kağıt kullanılan tek dalgalarda görülüyor. 2003’de yeni BHS oluklu hattını kuran Innovative Packaging Corporation

http://www.insideview.com/directory/innovative-packaging-corp

iç ve dışında 400 gr/m2 kraft olan F dalgalı levhaları piyasaya sürmüş. F dalgalar pek tutmamış ama, B dalgalar çok tutmuş. Otomotiv yedek parça ambalajlarında, şapkalar CB iken, içi-dışı 270 gramlı B’ye dönmüş.

Yılan veya dalgalı ondüle tabir edilen ürün hakkında daha fazla bilgi,

http://www.surfaceguard.com/productsolutions/waveflute.html

adresinden edinilebilir. Bu ürünü, mevcut oluklu hatlarına, dış yüzüne de kağıt yapıştırarak, henüz üretme imkanı yok. Ancak bu durum mümkün olduğunda, sanırım yüksek gramaj oluklu mukavva kağıdı üretenler batar.

Ondüle şekli ve kalınlığına yönelik yeniliklerden beni en çok etkileyen ise Xitex’dir. 1990’ların sonunda patentini aldığı Xitex’i 2002’de üretmeye başlayan Amcor, gıda sektöründe çok başarılı sonuçlar aldığını açıklıyor:

http://www.amcor.com/about_us/media_centre/news/34778064.html

Xitex’in en belirleyici iki özelliği ise, çift dalgada ara kat kağıdının olmaması ve bilinen ondüle şekli yerine, “dik açılı üçgenler”in kullanılmış olmasıdır.

Bu konulardaki merakımı bilen, bir arkadaşımın bana getirdiği bir parça Xitex örneği gerçekten çok mukavim. Üretiminin, üçgenleri tepe-tepeye çakıştırma zorluğu nedeniyle, biraz meşakkatli olacağını düşünüyorum. Xitex, “heavy duty” ambalaj sektörünü çok etkileyecektir.

Özetle, ondüle formlarında iki temel trend görülüyor: İncelme ve şekil değiştirme. Trendlerin ortak özellikleri ise, daha az hammadde tüketimi ve daha mukavim ambalaj şeklindedir. Yani daha az üretim anlamındadır. Daha ince, daha hafif derken, “oluklu mukavva üretimini bitirmeye doğru mu gidiyoruz?” şeklinde kendime sormadan da edemiyorum.

KOMPLE AMBALAJ ÇÖZÜMLERİ

 Manisa Organize Sanayi bölgesindeki bazı “yabancı sermayeli” şirketlerin, oluklu mukavva ambalaj satın alınması, depolanması, dolum ve ambalajlama ile sevkiyat operasyonlarını dışarı atmaya başladıklarını duydum ve çok sevindim. Aşağıda açıklamaya çalışacağım Nefab’ın benzerini kurulmaya zorlamışlar.

Geçmişte, bir TV, bir buzdolabı ve bir otomotiv üreticisine benzeri öneriyi “bizzat” götürmeme rağmen olumlu netice alamamış idim.  Büyük bir marka buzdolabı üreten şirkette çalışanlar, buzdolabından anladıkları kadar; ambalajdan da anladıkları yanılgısını taşıyorlar. Böyle yanılgıların yalnızca OEM’de olduğu sanılmasın. Bir tekstil yan sanayi şirketinde ise seçilen “koli açna, ve tabanını bantlama” ekipmanı o kadar hatalı idi ki, sonunda özel ebat ve şekilli palete dizilmiş ürünleri almak zorunda kaldılar. Yani maliyetleri arttı.

Geçen yıl, İzmir’deki  bazı şirketler için Nefab, ( www.nefab.com.tr ) bizden teklif istediğinde konuyu tekrara hatırladım. Web sayfasından, daha detaylı görebileceğiniz gibi, Nefab, orijinal olarak bazı ambalaj malzemelerini üretmek üzere kurulmuş ve zamanla; ambalaj çözümleri sunma yoluna gitmiştir. Faaliyetlerini özetlemek gerekirse;

• ambalaj kullanıcılarına danışmanlık yapmak
• onlar adına malzeme satın almak, kalite kontrol, stoklama, ambalajlama hizmetleri
• gerektiğinde dizaynır gibi çalışma ve ürün/hizmet tasarlama
• ambalajlama maliyetlerini düşürme …

gibi esas başlıklarda hizmet veriyor. Çeşitli tedarikçiler ile, büyük miktarlı alım anlaşmaları yaptığı için, daha ucuza satın alma imkanları ve yılların deneyimleri ile iş yapma avantajları mevcut görünüyor. Nefab’ın ne yapmak istediğini, en kolay aşağıdaki resim açıklıyor.

Nefab’a benzer anlayışı güden başka şirketler de var. Bunlardan bir kaçının adresleri şöyledir:

http://www.completepackagingsolutions.co.uk/

http://www.completepack.com.au/

http://www.crownhillpackaging.com/complete-solutions

Son ambalaj fuarında, PSC’yi ( www.pscturkey.com.tr ) tanıdım. Tamamen ambalajlama hizmetine odaklanmışlar. Yapmaya çalıştıkları hizmeti “bir telefonunuz yeterlidir, gelip alır, her şeyi paketler her yere göndeririz” sloganıyla özetlemişler.

Nefab’dan farklı olarak, bu şirketler, işi daha dar tutmuşlar. Mesela Crown Hill ağırlığını ambalajlama ve lojistiğe vermiş. Bir diğeri, hızlı teslimata ağırlık vermiş. Bu türlü iş yapanlar, nedense, adlarında “complete pack…” kelimelerini kullanmışlar. Bu durum biraz karışıklık da yaratıyor.

Komple ambalaj çözümleri başlığı ile ambalaj makinesi satmaya ağırlık verenlerde var. Bunlardan biri PP Packaging ve adresi:

http://www.pppackaging.com/index.html

PP, çember, streç gibi makine ve malzemelere odaklanmış görünüyor.

İşi, Nefab’dan daha geniş tanımlayan kurumlarda mevcut. Bunlardan ITW ( www.itw.com  ) hem ambalaj makine ve malzemelerini hem de ambalajlama hizmetlerini verdiği gibi; bu ürünlerin gıda, inşaat ve sağlık gibi bambaşka uygulamalarını da üretmekte ve satmaktadır. ITW, kobi tabir edilebilecek üreticileri içinde barındıran bir dev. İçinde ülkemizden bir kağıt esaslı köşebent ve bir hava torbası (big bag gibi) üreticisi de var.

Bana göre, sanki Nefab’ın yaptığı en doğru iş tanımı gibi görünüyor. Ambalaj sektörü açısından bakarsak, üretilen ambalajın, şu yada bu şirket tarafından üretilmiş olması artık fazla önem taşımıyor. Herkeste benzeri makineler, benzeri hammaddeler ve beceriler var. Önemli olan, servis (zamanında teslimat, az adetler, kurulu seperatör, vs) oluyor. Zaten servis nedeniyle, levha işleyen atölye sayısı giderek artmaya devam ediyor. Büyük fabrikaların, servise odaklanması imkansız. Birilerinin bu işleri yapması gerekecek. Yerli Nefab’ların gelişeceği günleri, yakın zamanda göreceğiz. Buna eminim. Umarım çok büyük otomotiv, TV ve buzdolabı üreticilerimiz (vb sektörler) gidişatı bir an önce görüp; yapmaya çalıştıkları (ve yaparken hem ambalaj üreticilerine hem de kendi ürünlerine ekstra maliyetler yükledikleri) işlerden bir an önce vazgeçip-ambalajlama uzmanlarına  teslim olurlar.

CORSERVE

Tony Sullivan tarafından kurulmuş olan Corserve, başlangıçta ikinci el makine alıp-satmak ve bakım onarım yaparken; kendi ürünlerini geliştirmeye başlamış. Hedef müşterileri, İngiltere ve Amerika’daki atölyeler olan Corserve; mevcut başka marka makinelerin daha verimli çalışması için üniteler (besleme, stacker) yaptığı gibi; atölyenin verimli ve esnek çalışabilmesi için bazı çok ilginç makinelerde geliştirmiş. Aşağıya koymadığım, çok sayıda videosu Youtube’dan izlenebilir.

Özel kesim stackeri (Cascade batcher)

http://www.youtube.com/watch?v=fKtyxrWyZPA&list=UU9LLrAZyjZkvcxYay_447WA&index=1

linkinden prototip halinin videosu seyredebilinen stackerda, pizza kutuları birbirinden kayışlar vasıtası ile ayrılarak; düzgün şekilde çıkarılıyor.

XtracuT

XtracuT, Corserve’nin geliştirdiği bir rotary kesim makinesidir. Makinenin en ayırt edici özelliği, kesilen kırpıntının elektrostatik olarak ayıklanmasıdır. Bilinen sarsmalı-üflemeli ayıklama sistemleri yerine; kırpıntının hemen aşağıya düşmesi temin edilmiş.  Aşağıdaki videoda Xtracut’ı mobil stackeri ile birlikte izlemek mümkündür. Bu arada mobil stacker, levha işleyen atölyeler için oldukça güzel bir çözüm.

http://www.youtube.com/watch?v=TfT9IJOLvhg&list=UU9LLrAZyjZkvcxYay_447WA

Xtracut’da abox yapma durumu için geliştirilen aparatlar ile ayar şeklini aşağıdaki linkten izlemek mümkündür.

http://www.youtube.com/watch?v=aRv-gWHsWIE&list=UU9LLrAZyjZkvcxYay_447WA

Makinenin verimli çalışması, yine Corserve’nin iyileştirdiği lead-edge fedinge çok bağlı görünüyor. Corserve, bu sayede özel kesimdeki kenar paylarını kaldırdığını ve kesimdeki toleransın +/- 0,5 mm olduğunu iddia ediyor.

http://www.youtube.com/watch?v=B4IyqfvcM18&list=UU9LLrAZyjZkvcxYay_447WA

Bu kadar faydalı makineleri geliştiren, Tony Sullivan, 2009 yılında kendi kullandığı helikopterin acil iniş sırasında düşmesi sonucu vefat etmiştir. Sektörümüz için acı bir kayıp-Allah rahmet eylesin.

Corserve’nin devam edip-etmediğine ilişkin bir bilgiye ulaşamadım. Bilen varsa, lütfen bana da bildirsin. Bu makineler, halen üretiliyor ise, levha işleyen atölyelere şiddetle tavsiye ederim. Ayrıca, yerli makine üreticilerimize de, herkesin bildiği makineler yerine biraz daha özelliği olan makinelere yönelmelerini tavsiye ediyorum.

Elektronik postada görgü kuralları

Çok sayıda e-mail görgü kuralı bulunmaktadır. Bunların bir kısmı şirketten şirkete değişmekle birlikte, kendimce en önemli gördüklerimi aşağıdaki adreslerden derledim.

http://www.techsoup.org/learningcenter/internet/page6175.cfm

http://support.gomethod.com/index.asp?bid=16

http://www.emailreplies.com/

 1. Veciz ve konuyla ilgili yazın.

E maili gereğinden uzun yazmayın. Maili okumak, kağıttaki bir yazıyı okumaktan daha zordur. Uzun mailler, okuyucuyu “okumamaya” ikna eder.

2. Bütün sorulara cevap verin ve yeni sorular gelmesine engel olun.

Gelen maile cevap yazıldığında, orijinal maildeki bütün sorulara cevap verilmesi şarttır. Eksik yanıtlar, yeni sorulara neden olacak ve hem sizin hem de müşterinin zaman kaybına yol açacaktır.

3. Noktalama işaretlerine dikkat edin, kelimeleri doğru yazın ve gramer kurallarına uyun.

Bu konu yalnızca kişisel olarak sizin Türkçeyi bilmenizle ilgili değildir. Gramer kurallarına uygun olmayan e mailler, şirketinizin imajına zarar verir. Öte yandan, noktalama işaretlerinin yanlış kullanımı cümlenin anlamını değiştirdiği gibi okuma güçlüğü de yaratır.

4. Herkese ayrı ayrı yazın.

E mailin herkese aynı tarzda yazılmaması gerektiği gibi, alıcıların birbirleri hakkında kişisel bilgileri de farklılık gösterebilir.

5. Sürekli sorulan sorulara standart formlarla cevap verin.

Yerinizin tarifi, fatura bilgileri, şirket kısa tanıtımı gibi, neredeyse standartlaşmış talepler için önceden hazırlayacağınız formlarla cevap vermeniz, zaman tasarrufu sağlayacaktır.

6. Zeki ve hızlı cevap verin.

Müşteriler hızlı yanıtlanmak istedikleri için e-mail gönderirler. Acele cevap beklemeyen müşteriler, genellikle fax veya posta ile iletişim kurarlar. Bu nedenle, bütün mailler (tercihan geldikleri mesai günü içinde) ama en geç 24 saat içinde yanıtlanmalıdır.  Eğer cevaplamak zaman alacak ise, mesajı aldığınızı ve en kısa sürede kendilerine döneceğinizi bildiren kısa bir maille hemen cevap verin. Bu durum, müşteriyi daha sabırlı kılacaktır.

7. Gereksiz dosyaları maile eklemeyin.

Geniş dosyaları ek olarak göndermek, hem alıcıyı sıkar hem de onların e-mail sistemini zorlayabilir. Ek dosya gerçekten işe yarayacak ise, sıkıştırarak gönderin. Ayrıca göndereceğiniz dosyanın virüs taşımamasına da dikkat etmelisiniz

8. Uygun yapı ve bilgi akışı kullanın.

Ekrandan okumak, kağıttan okumaya göre daha zor olduğu için, e-maildeki paragraf yapısı ile bilgi aktarımı çok önem kazanmaktadır. Paragrafları kısa tutun ve iki paragraf arasında bir boş satır bırakın. Madde numaraları kullanıyor iseniz, bunlar aynı hizada ve belirgin şekilde görülebilsin.

9. Yüksek önemli ileti işaretini sık sık kullanmamaya dikkat edin.

Yüksek önemi çok kullanmak, etkisini azaltır. Dahası, alıcı sizin yüksek önem bayrağınızı gördüğünde, mesajı, kızarak açar.

10. BÜYÜK HARFLERLE yazmayın.

BÜYÜK HARFLERLE YAZDIĞINIZDA, BAĞIRARAK SÖYLÜYORMUŞSUNUZ ANLAMI ÇIKACAKTIR. Bu durum, karşınızdakini kızdıracağından, ciddiye alınmamanıza ve istemediğiniz yanıtlar almanıza neden olur.

11. Mesajı gelen maile bağlantılı olarak yazın.

Bir iletiye cevap verirken “yeni mesaj” yerine “yanıtla” tuşunu seçmelisiniz. Aynı konuyla ilgili gelip giden maillerin bir sıra içinde bulunması, konuyu kolayca hatırlamanıza ve takip etmenize yardımcı olur. Bazı uzmanlar, “yanıtla” tuşu ile iletinin gereksiz yere uzadığını savunsa da, mail kutunuzda hem gelenleri hem de gönderdiklerinizi saklamanız gerekmeyecektir.

12. Mailinize disclaimer ekleyin.

İç ve dış maillerinize disclaimer ekleyerek, şirkete gelebilecek zararları önlersiniz.

13. Göndermeden önce iletinizi okuyun.

Kelimedeki harf sıralamasının yanlış olması, özel isimlerin büyük yerine küçük harfle başlaması, devrik veya uzun cümleler gibi çeşitli dilbilgisi hatalarınızı yakalamak ve düzeltmek için göndermeden önce iletinizi okuyun. Kontrol amaçlı okumanız; mesajın daha etkili olmasını, alıcının yanlış anlamamasını ve uygunsuz kaçacak ifadelerinizi ortadan kaldırma fırsatı verecektir.

14. Herkesi yanıtla tuşunu sıklıkla kullanmayın.

Yazacağınız iletinin, orijinal mesajı alan herkes tarafından görülmesi şart ise “herkesi yanıtla” tuşunu kullanın.

15. Bütün alıcıları “kime” satırına yazmayın.

Kime satırına adı yazılı alıcılar, iletiye doğrudan cevap vermek, konuyla ilgili bir şeyler yapmak durumunda olanlardır. Gönderen kişi, kime bölümündekilerden cevap beklemelidir. Konudan bilgisi olmasında fayda görülenler “bilgi” bölümüne yazılmalıdır. Bu konudan haberdar olması arzu edilen ama diğerlerince mail adresleri görülmemesi gereken kişiler “gizli alıcı” olarak yazılmalıdır.

16.Kısaltmalara ve his ikonlarına dikkat edin.

İş dünyasında kısaltmalar çok kullanılsa da, mail ortamında kullanılmamalıdır. Alıcının :-) gibi his ikonlarını bildiğinden emin değilseniz kullanmayın.

17. Yazıyı formatlarken alıcıyı da düşünün.

Alıcı, yaptığınız formatı göremeyebilir veya sizin hazırladığınızdan farklı formatta okumaya çalışıyor olabilir. Bu nedenle, renk ve format kullanırken yalnızca yazının daha kolay okunmasını esas alın.

18. Zincir mesajları iletmeyin.

Bu mesajı X gün içinde Y kişiye ulaştırın….gibilerden bir mail aldığınızda, kimseye göndermeyin. Silin ve kurtulun.

19. Teslim edildi ve okundu bilgisi istemeyin.

Alıcının okundu veya teslim edildi bilgisi verilme opsiyonunu kapatmış olabileceğini de dikkate alarak; bu bilgileri istemeyin. Mailin ulaşıp-ulaşmadığından emin olmak için en kolay yöntem; alıcıya, “mail ulaşınca lütfen bildir” gibi bir rica da bulunmaktır.

20. Maili geri çağırmayın.

Mesajın gider gitmez, okunmuş olma ihtimalini dikkate alarak, geri çağırmayınız. Bunun yerine, yeni bir mail gönderip-hata ettiğinizi açıklayın.

21. Bir mesajı veya ekini izinsiz kopyalayıp-dağıtmayın.

Öncelikle izin almadan kopyalama yoluna giderseniz, fikri mülkiyet haklarına zarar verirsiniz.

22. Gizli bilgi ve belgeleri e-mail ile göndermemeyi tercih edin.

E-mail göndermek, bir posta kartı göndermek gibidir. Mesajınızın insanlara açık bir yerde sergilenmesini istemiyorsanız, (konu bu derece özel veya gizli ise) e-mail göndermeyin.

23. Konu bölümünü anlamlı kılın.

Alıcının rahat etmesi için konu bölümünü anlamlı şekilde yazın. Ürün tanıtımı yerine A ürünü tanıtımı gibi.

24. Pasif yerine aktif cümleler kurun.

“Siparişiniz bugün üretilecek” gibi pasif cümle yapısı yerine “siparişinizi bugün üreteceğiz” gibi aktif cümle yapısı kullanın. Pasif cümleler başlangıçta kibar görünse de giderek, gereksiz şekilde resmi/soğuk kalıplara döner.

25. ACİL veya ÖNEMLİ kelimelerini konu bölümüne yazmayın.

Gerçekten acil bir durum varsa, iletinizi “yüksek önem” düzeyinde gönderin. Sıklıkla acil veya önemli kelimelerini kullanmanız, bu kelimelerin etkisini düşürecektir.

26. Uzun cümlelerden kaçının.

15-20 kelimeyi geçmeyen cümlelerle yazın. Ayrıca uzun mesajlar yazmamaya gayret edin. Uzun cümleler ve uzun iletiler alıcıyı, okumamaya ikna eder.

27. İletinin içeriğinden emin olun.

Müstehcen neşriyat içeren, birileri hakkında dedikodu yapan, iftira atan, birilerini suçlayan mesajları forward etmemeye veya göndermemeye özen gösterin. Sizi ve şirketinizi mahkemeye düşürme riski olan bu türlü mesajları kişisel mail adreslerinizden göndermeyi tercih edin.

28. Virüs hilelerini ve zincir mektupları forward etmeyin.

Yeni ve durdurulamayan yeni bir virüs hakkında sizi uyaran bir mesaj almışsanız hemen silin. Bu mesajın kendisi bir virüs olabilir. Benzer şekilde, gelen mesajı iletmeniz halinde zengin olacağınızı vaat eden veya birilerine yardım edeceğinizi açıklayan mailler de virüs olabilir. Bunlarla vakit kaybetmeyin, silin.

29. Spam mesajlara cevap vermeyin.

Bir spam’a cevap yazmak veya gönderilen listesinden çıkmayı talep etmek; karşı tarafa mail adresinizin geçerli olduğunu söylemek demektir. Geçerli mail adresinizi bildirmeniz, daha çok spam gelmesini sağlar.