Çok sayıda e-mail görgü kuralı bulunmaktadır. Bunların bir kısmı şirketten şirkete değişmekle birlikte, kendimce en önemli gördüklerimi aşağıdaki adreslerden derledim.
E maili gereğinden uzun yazmayın. Maili okumak, kağıttaki bir yazıyı okumaktan daha zordur. Uzun mailler, okuyucuyu “okumamaya” ikna eder.
Gelen maile cevap yazıldığında, orijinal maildeki bütün sorulara cevap verilmesi şarttır. Eksik yanıtlar, yeni sorulara neden olacak ve hem sizin hem de müşterinin zaman kaybına yol açacaktır.
Bu konu yalnızca kişisel olarak sizin Türkçeyi bilmenizle ilgili değildir. Gramer kurallarına uygun olmayan e mailler, şirketinizin imajına zarar verir. Öte yandan, noktalama işaretlerinin yanlış kullanımı cümlenin anlamını değiştirdiği gibi okuma güçlüğü de yaratır.
E mailin herkese aynı tarzda yazılmaması gerektiği gibi, alıcıların birbirleri hakkında kişisel bilgileri de farklılık gösterebilir.
Yerinizin tarifi, fatura bilgileri, şirket kısa tanıtımı gibi, neredeyse standartlaşmış talepler için önceden hazırlayacağınız formlarla cevap vermeniz, zaman tasarrufu sağlayacaktır.
Müşteriler hızlı yanıtlanmak istedikleri için e-mail gönderirler. Acele cevap beklemeyen müşteriler, genellikle fax veya posta ile iletişim kurarlar. Bu nedenle, bütün mailler (tercihan geldikleri mesai günü içinde) ama en geç 24 saat içinde yanıtlanmalıdır. Eğer cevaplamak zaman alacak ise, mesajı aldığınızı ve en kısa sürede kendilerine döneceğinizi bildiren kısa bir maille hemen cevap verin. Bu durum, müşteriyi daha sabırlı kılacaktır.
7. Gereksiz dosyaları maile eklemeyin.
Geniş dosyaları ek olarak göndermek, hem alıcıyı sıkar hem de onların e-mail sistemini zorlayabilir. Ek dosya gerçekten işe yarayacak ise, sıkıştırarak gönderin. Ayrıca göndereceğiniz dosyanın virüs taşımamasına da dikkat etmelisiniz
Ekrandan okumak, kağıttan okumaya göre daha zor olduğu için, e-maildeki paragraf yapısı ile bilgi aktarımı çok önem kazanmaktadır. Paragrafları kısa tutun ve iki paragraf arasında bir boş satır bırakın. Madde numaraları kullanıyor iseniz, bunlar aynı hizada ve belirgin şekilde görülebilsin.
Yüksek önemi çok kullanmak, etkisini azaltır. Dahası, alıcı sizin yüksek önem bayrağınızı gördüğünde, mesajı, kızarak açar.
BÜYÜK HARFLERLE YAZDIĞINIZDA, BAĞIRARAK SÖYLÜYORMUŞSUNUZ ANLAMI ÇIKACAKTIR. Bu durum, karşınızdakini kızdıracağından, ciddiye alınmamanıza ve istemediğiniz yanıtlar almanıza neden olur.
Bir iletiye cevap verirken “yeni mesaj” yerine “yanıtla” tuşunu seçmelisiniz. Aynı konuyla ilgili gelip giden maillerin bir sıra içinde bulunması, konuyu kolayca hatırlamanıza ve takip etmenize yardımcı olur. Bazı uzmanlar, “yanıtla” tuşu ile iletinin gereksiz yere uzadığını savunsa da, mail kutunuzda hem gelenleri hem de gönderdiklerinizi saklamanız gerekmeyecektir.
İç ve dış maillerinize disclaimer ekleyerek, şirkete gelebilecek zararları önlersiniz.
Kelimedeki harf sıralamasının yanlış olması, özel isimlerin büyük yerine küçük harfle başlaması, devrik veya uzun cümleler gibi çeşitli dilbilgisi hatalarınızı yakalamak ve düzeltmek için göndermeden önce iletinizi okuyun. Kontrol amaçlı okumanız; mesajın daha etkili olmasını, alıcının yanlış anlamamasını ve uygunsuz kaçacak ifadelerinizi ortadan kaldırma fırsatı verecektir.
Yazacağınız iletinin, orijinal mesajı alan herkes tarafından görülmesi şart ise “herkesi yanıtla” tuşunu kullanın.
Kime satırına adı yazılı alıcılar, iletiye doğrudan cevap vermek, konuyla ilgili bir şeyler yapmak durumunda olanlardır. Gönderen kişi, kime bölümündekilerden cevap beklemelidir. Konudan bilgisi olmasında fayda görülenler “bilgi” bölümüne yazılmalıdır. Bu konudan haberdar olması arzu edilen ama diğerlerince mail adresleri görülmemesi gereken kişiler “gizli alıcı” olarak yazılmalıdır.
İş dünyasında kısaltmalar çok kullanılsa da, mail ortamında kullanılmamalıdır. Alıcının :-) gibi his ikonlarını bildiğinden emin değilseniz kullanmayın.
Alıcı, yaptığınız formatı göremeyebilir veya sizin hazırladığınızdan farklı formatta okumaya çalışıyor olabilir. Bu nedenle, renk ve format kullanırken yalnızca yazının daha kolay okunmasını esas alın.
Bu mesajı X gün içinde Y kişiye ulaştırın….gibilerden bir mail aldığınızda, kimseye göndermeyin. Silin ve kurtulun.
Alıcının okundu veya teslim edildi bilgisi verilme opsiyonunu kapatmış olabileceğini de dikkate alarak; bu bilgileri istemeyin. Mailin ulaşıp-ulaşmadığından emin olmak için en kolay yöntem; alıcıya, “mail ulaşınca lütfen bildir” gibi bir rica da bulunmaktır.
Mesajın gider gitmez, okunmuş olma ihtimalini dikkate alarak, geri çağırmayınız. Bunun yerine, yeni bir mail gönderip-hata ettiğinizi açıklayın.
Öncelikle izin almadan kopyalama yoluna giderseniz, fikri mülkiyet haklarına zarar verirsiniz.
E-mail göndermek, bir posta kartı göndermek gibidir. Mesajınızın insanlara açık bir yerde sergilenmesini istemiyorsanız, (konu bu derece özel veya gizli ise) e-mail göndermeyin.
Alıcının rahat etmesi için konu bölümünü anlamlı şekilde yazın. Ürün tanıtımı yerine A ürünü tanıtımı gibi.
“Siparişiniz bugün üretilecek” gibi pasif cümle yapısı yerine “siparişinizi bugün üreteceğiz” gibi aktif cümle yapısı kullanın. Pasif cümleler başlangıçta kibar görünse de giderek, gereksiz şekilde resmi/soğuk kalıplara döner.
Gerçekten acil bir durum varsa, iletinizi “yüksek önem” düzeyinde gönderin. Sıklıkla acil veya önemli kelimelerini kullanmanız, bu kelimelerin etkisini düşürecektir.
15-20 kelimeyi geçmeyen cümlelerle yazın. Ayrıca uzun mesajlar yazmamaya gayret edin. Uzun cümleler ve uzun iletiler alıcıyı, okumamaya ikna eder.
27. İletinin içeriğinden emin olun.
Müstehcen neşriyat içeren, birileri hakkında dedikodu yapan, iftira atan, birilerini suçlayan mesajları forward etmemeye veya göndermemeye özen gösterin. Sizi ve şirketinizi mahkemeye düşürme riski olan bu türlü mesajları kişisel mail adreslerinizden göndermeyi tercih edin.
28. Virüs hilelerini ve zincir mektupları forward etmeyin.
Yeni ve durdurulamayan yeni bir virüs hakkında sizi uyaran bir mesaj almışsanız hemen silin. Bu mesajın kendisi bir virüs olabilir. Benzer şekilde, gelen mesajı iletmeniz halinde zengin olacağınızı vaat eden veya birilerine yardım edeceğinizi açıklayan mailler de virüs olabilir. Bunlarla vakit kaybetmeyin, silin.
Bir spam’a cevap yazmak veya gönderilen listesinden çıkmayı talep etmek; karşı tarafa mail adresinizin geçerli olduğunu söylemek demektir. Geçerli mail adresinizi bildirmeniz, daha çok spam gelmesini sağlar.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder