Küçük İşler Yöneticisi (KİY)

Micromanagement kavramına ben bu ismin daha çok yakıştığını düşünüyorum. Şimdi bulunduğum pozisyona ilk geldiğimde, ben de bu tarzı, fark etmeden belki biraz kriz anı olması nedenleriyle (bilmeden) uyguladım. Bir süre sonra arkadaşlarımdan biri beni uyardı. Çok müdahaleci olduğum, ilgiliyi atlayarak birilerine talimat verdiğim, ilgili yöneticilere çalışma alanı/zamanı bırakmadığım gibi kusurlarımı saydı. Konu üzerinde düşündüm ve haklı olduğuna karar verdim. Sonra da hatalı yönlerimi değiştirmeye gayret ettim. Şimdilerde organizasyonumuzdaki benzer bir vakaya rastlayınca bu sefer acaba önceden bu konuda neler yazılmış diye baktım. Yazının altındaki linkleri çok faydalı buldum ve onlardan istifade ettim.

Micromanagement Nedir?

Aşağıdaki kaynaklarda yöneticinin,
Kendisine bağlı kişilerin işlerini sürekli ve fazlaca denetlemesi,
Önemsiz detaylara çok önem vermesi,
Her adımda kendine haber verilmesini istemesi,
Sonuçtan ziyade şekle önem vermesi,
İşin tam onun tarif ettiği gibi yapılmasını istemesi,
Başkasının görev sahasına, ilgilinin izni olmadan müdahale etmesi,
Delege etmek yerine bütün işi yapmaya çalışması,
Bütün kararları kendisinin vermesi ve astların karar vermesini istememe,
Öncelikleri hatalı belirlemesi,
Astları dinlememe, onların birikim ve deneyimlerini yok sayma,
…gibi durumlarla tarif ediliyor. Yöneticinin her şeye bağırıp-çağırması ve despotluk yapması da duruma eşlik ediyor.

Neden KİY Olunuyor?

Yeni yönetici olunduğunda, acemilikten
Neye bakacağını bilemeyip, büyük resmi görememekten
Şekil, rapor, metot gibi hususlarda mükemmel olma isteğinden
Ekibine güvenemeyip, her şeyi denetlemekten
Her şeyin, her adımın kendi kontrolünde olmasını istemekten yani yine güvensizlikten
Yer altı madenciliği gibi tehlikeli işlerde çalışırken, mecburen
Savaş, terör gibi ortamlarda güvenlik gücüyseniz, yine mecburen
Astların tümünün gerçekten yetersiz veya yeni olmasından
Acil bir durum/ortamda yetkileri tek elde toplayıp, sonra bırakmamaktan
KİY olunuyor.

Ayrıca bilerek ve isteyerek;

Kötü niyetle, benden sonrası tufan ortamı yaratmak isteyebilir
Astların yetişmesini istemez ve organizasyonun hep size muhtaç olması arzu edebilir
Psikolojik bakımdan rahatsız olabilir, insanların hatalarını söylemekten zevk alabilir
Benzer şekilde küçük şeyleri bahane ederek, bağırıp-çağırmaya başlar ve terör estirebilir
Önceden verdiğiniz yalan/hatalı raporların ortaya çıkmasını istemeyebilir
Ve KİY olabilirsiniz.

Benim olayımda ise

Birbirine benzemez beş ayrı organizasyonu tek elden tek şirket gibi yönetmek,
Ortak kültürü oluşturmak,
Çeşitli nitelik ve yaştaki yöneticileri takım halinde oynatmak,
Satış, satın alma, İK ve finans fonksiyonlarını merkezileştirmek,
söz konusuydu.

KİY’in Sonuçları

Kısa vadede iyi sonuç alınma ihtimali yüksek olabilir. Ancak zaman ilerledikçe;
Toplantıdan toplantıya koşulur
Yönetici hemen tüm toplantılara katılmaya başlar
Astlar toplantılarda fikir beyan etmezler
Toplantılarda astların konuşmasına fırsat verilmez, birikim ve becerileri sıfırlanmış olur
Toplantılarda genellikle yöneticinin fikrine karar verilir
Şirketten çok yöneticiye bağımlı olunur
İş sonuçları kötüleşir
Yaratıcılık, yeni bir şey yapma isteği/gayreti yok olur
Astların motivasyonu düşer
Daha çok çalışılır ama sonuç değişmez veya çok az iyileşir
Astlar çaktırmadan kopmaya ve iş aramaya başlar
Yeni kurallar/formlar ortaya çıkar ve bunların sonuç vermesi umulur
Yönetici biraz daha sertleşir
Ve çöküş başlar

Elbette yukarıdaki aşamaların yazıldığı sırada gerçekleşmesi beklenmemelidir. Aklım erdiğince ve şirketlerimizden birindeki eski zamanlardaki gözlemlerimden hatırladıklarıma göre sıralamaya çalıştım.

Çözüm?

Yöneticinin kişiliğiyle ilgili nedenler (güvensizlik, acemilik, mükemmellik) varsa eğitmeye çalışmak gerek. Bazen çok iyi satıcı, satış yöneticisi yapıldığında çok başarısız olabilir. Yönetsel becerilerini geliştirmeden (belki teste tabi tutmadan) atamamak uygun olur. 
Çalışanlarla ilgi nedenler (acemilik, iş bilmezlik) varsa eğitmek, olmuyorsa daha yetkin kişileri işe almak gerek.
İş sisteminiz, şirketinizin kültüründe sorun olabilir. En baştaki yöneticiyi göndermek (bizde böyle olmuştu) doğru çözüm olabilir. Ancak şirketteki eski motivasyonsuzluğu iyileştirmek yıllar alabilir.
Yöneticilerin KİY olmaması için delegasyona ve denetime ilişkin bazı standartlar koymak gerekir. Belli periyodlarda aynı gündemli toplantılar, birbirini tamamlayan rapor sistematiği, günlük mini görüşmeler.
Tepe yöneticinin bu türlü sistemleri kurması yetmez, kendisinin de riayet etmesi esastır. Astlar üstün nasıl davrandığını izler. Yani tepe yöneticinin (o işletme/ofisteki en üst kişi anlamındadır) örnek oluşturması şarttır.
Kurumda karşısındakini dinleme, üstüne eleştiri getirebilme gibi bir anlayış olmalıdır. (Önceki veya mevcut tepe yönetici bu ortamı yaratmalıdır.) Bizde iyi ki böyle bir anlayış var ve arkadaşım beni eleştirmiştir.
Özetle, balık baştan kokar.

Yararlanılan Kaynaklar:

https://www.leadershipthoughts.com/10-signs-of-micromanagement/
https://www.feedough.com/micromanagement/
https://www.pluralsight.com/blog/business-professional/why-micromanagement-is-bad
https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2017/05/19/micromanaging-heres-how-and-why-you-should-stop/#7f3accfb7518